Arkevia : tout savoir sur le coffre-fort numérique RH

Qu’est-ce qu’Arkevia et comment fonctionne ce coffre-fort numérique ?

Vous avez probablement déjà reçu un e-mail de votre service ressources humaines avec un lien vers myarkevia.com. Arkevia, c’est un coffre-fort numérique conçu pour centraliser vos bulletins de paie et autres documents professionnels. Fini les classeurs qui prennent la poussière ou les PDF égarés dans les recoins de votre boîte mail. Tout votre historique de paie est accessible en quelques clics, depuis votre espace personnel, et ce, en toute sécurité.

Un espace personnel dédié à la conservation de vos documents importants

Chaque salarié dispose d’un compte unique. Une fois activé, cet espace personnel vous permet de retrouver l’intégralité de vos fiches de paie, mais aussi d’importer vos propres documents : pièce d’identité, RIB, contrat de travail, attestations diverses. La plateforme agit comme un véritable service de stockage privé, organisé par dossiers. Vous pouvez ainsi ranger, classer et retrouver n’importe quel fichier en un temps record. Plus besoin de courir après un papier perdu : tout est là, en ligne, accessible depuis n’importe quel appareil connecté.

Accès sécurisé 24h/24 et stockage longue durée (jusqu’à 50 ans)

L’un des gros atouts d’Arkevia, c’est la durée de conservation. Vos bulletins de paie restent disponibles au minimum 50 ans, et même jusqu’à 75 ans selon les cas. Même après avoir quitté votre employeur, vous conservez l’accès à votre coffre-fort. Fini les craintes de perdre des documents importants lors d’un changement de travail ou d’une fermeture de compte RH. La sécurité est assurée par un cryptage avancé, appliqué dès le dépôt des fichiers. Et tout cela dans le respect du RGPD, bien entendu.

Connexion à votre compte Arkevia : mode d’emploi

Pour accéder à votre coffre-fort numérique, rien de plus simple. Rendez-vous sur la page de connexion officielle, saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe, et le tour est joué. L’interface est sobre, rapide, et fonctionne aussi bien sur un ordinateur que sur un smartphone.

Se connecter via la page de connexion myarkevia.com

L’adresse à retenir : www.myarkevia.com. Vous pouvez aussi taper directement « myarkevia.com » dans votre navigateur. Une fois sur la page, deux champs vous attendent : votre adresse e-mail (celle renseignée lors de l’inscription) et votre mot de passe. Cliquez sur « Connexion », et vous voilà dans votre espace personnel. Pratique : si vous avez plusieurs employeurs, un onglet dédié permet de basculer d’un compte à l’autre sans vous déconnecter. La gestion est fluide.

Que faire en cas de mot de passe oublié ou d’identifiant perdu ?

Il arrive à tout le monde d’oublier son mot de passe. Pas de panique : sous le bouton de connexion, un lien « Mot de passe oublié ? » vous permet de le réinitialiser. Saisissez votre adresse e-mail, vous recevrez un lien sécurisé. Vérifiez bien vos spams si le message n’arrive pas. Si l’adresse e-mail associée à votre compte n’est plus accessible, contactez votre service RH ou le support à l’adresse contact@arkevia.com. Vous pouvez aussi écrire par courrier à CEGEDIM SRH, 17 Rue de l’Ancienne Mairie, 92100 Boulogne-Billancourt. En quelques jours, votre accès est rétabli.

Première inscription sur Arkevia : les étapes clés

Vous venez de recevoir un e-mail de votre employeur vous invitant à créer votre compte ? Suivez le guide.

Activer votre compte avec le matricule et le code secret fournis par votre employeur

Lors de la première inscription, vous aurez besoin de deux informations : votre matricule (généralement communiqué par votre service ressources humaines) et un code secret temporaire. Rendez-vous sur myarkevia.com, cliquez sur « Première connexion » ou « Inscription ». Saisissez ces deux éléments, puis créez votre mot de passe personnel. Choisissez un code secret robuste – mélange de lettres, chiffres et caractères spéciaux – et conservez-le précieusement. Votre employeur n’a pas accès à votre mot de passe : la confidentialité est totale.

Valider les conditions d’utilisation et sécuriser votre accès

Une fois le mot de passe défini, vous devez accepter les conditions générales d’utilisation et la convention de service. Prenez une minute pour les lire : elles précisent notamment la durée de conservation de vos documents et vos droits en matière de protection des données. Après validation, votre compte est actif. Ne partagez jamais votre mot de passe avec un collègue ou un tiers : chaque coffre-fort est strictement personnel. Si vous suspectez une fuite, changez immédiatement votre mot de passe depuis les paramètres.

Fonctionnalités essentielles pour gérer vos documents en ligne

Arkevia ne se limite pas à stocker vos bulletins de paie. C’est une véritable plateforme de gestion documentaire, pensée pour vous faire gagner du temps au quotidien.

Centraliser bulletins de paie, fiches de paie et documents personnels

Chaque mois, votre bulletin de paie est automatiquement déposé dans votre coffre-fort. Plus besoin d’imprimer ou de classer. Vous pouvez aussi glisser vos propres fichiers : contrat de travail, justificatifs de domicile, relevés bancaires, etc. L’organisation par dossiers vous permet de tout retrouver d’un coup d’œil. Et si vous changez d’employeur, vos anciens bulletins restent accessibles, même si votre nouvelle entreprise utilise aussi Arkevia. La centralisation vous évite de jongler entre plusieurs comptes.

Partager des fichiers en toute sécurité avec votre employeur ou les RH

Besoin de transmettre un justificatif pour une demande de congé ou une attestation de mutuelle ? Pas de pièce jointe dans un e-mail non sécurisé. Depuis votre espace personnel, vous pouvez partager un dossier ou un fichier directement avec votre service ressources humaines. Le partage est chiffré, et vous gardez le contrôle : vous choisissez la durée d’accès. Une solution bien plus fiable que le papier ou les messageries classiques.

Gérer plusieurs employeurs dans un même coffre-fort

Si vous travaillez pour plusieurs entreprises (ou si vous avez changé de poste récemment), Arkevia permet d’ajouter chaque employeur dans le même compte. Un simple onglet permet de basculer entre les différents espaces. Plus besoin de multiplier les identifiants et mots de passe. La gestion devient simple et centralisée. Vos bulletins de paie de chaque employeur sont conservés indépendamment, mais vous y accédez depuis une seule et même page de connexion.

Sécurité, conformité et solutions aux problèmes courants

La sécurité est au cœur d’Arkevia. Mais comme tout outil en ligne, quelques galères techniques peuvent survenir. Voici comment les anticiper.

Cryptage avancé et respect du RGPD pour une protection optimale

Dès qu’un document est déposé sur la plateforme, il est crypté. Les transferts de données sont également protégés. Arkevia respecte le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Vos informations personnelles ne sont ni revendues ni utilisées à des fins commerciales. Les accès sont journalisés et auditables. Vous seul pouvez voir vos documents, sauf si vous autorisez explicitement un partage. Même votre employeur ne peut pas consulter votre coffre-fort sans votre consentement.

Erreurs techniques fréquentes (page de connexion bloquée, compte désactivé) et solutions

Voici un tableau des problèmes les plus courants et leurs solutions :

Si rien ne fonctionne, mettez à jour votre navigateur (Chrome, Firefox, Edge, Safari) et réessayez. Dans la plupart des cas, un simple vidage du cache résout le problème. Et si tout échoue, le support par e-mail reste réactif. Vous pouvez aussi joindre le service client par courrier postal à l’adresse indiquée plus haut.

Arkevia simplifie vraiment la vie des salariés. Fini les piles de papier, les classeurs qui débordent et les e-mails égarés. Vos documents importants sont en sécurité, accessibles à tout moment, et vous gardez la main sur leur conservation. Que vous soyez un as de l’informatique ou un utilisateur occasionnel, la plateforme est conçue pour être intuitive. Alors, si ce n’est pas encore fait, activez votre compte et prenez le contrôle de votre vie administrative, en un clic.